Gérer son temps en confinement : la technique Pomodoro

C’est un sujet à la mode en ce moment : comment gérer son temps en confinement lorsque l’on n’est pas habitué au télétravail et que l’on doit, en plus, prendre en charge toutes les tâches du quotidien ?

À cette question, je vous propose une réponse :

KAMOULOX !  

Comme aurait pu le dire Magritte, ceci n’est pas une tomate : c’est l’outil indispensable (mais éponyme) de la méthode que je vais vous présenter : la technique Pomodoro.

Les exemples que je propose résultent de ma version de cette technique, adaptée à ma manière de travailler et mes timings : je vous suggère vivement de lire le livre (lien en bas d’article) si vous ne vous y retrouvez pas.

Comment ça marche :

Le grand principe est de découper ses journées de travail en tranches de 25 minutes. À quoi cela sert-il ? Dans un premier temps, à relever le temps (le nombre de fois 25 minutes, soit le nombre de pomodoro) nécessaire à accomplir telle ou telle tâche, puis dans un second temps, à planifier avec réalisme des journées de travail où l’on a une chance de terminer tout ce que l’on a prévu de faire.

Ok, mais dans la pratique ?

Comme souvent, un bon exemple sera plus parlant qu’un long discours :

« Aujourd’hui, j’ai décidé d’écrire un article de 800 mots, de faire une vidéo Youtube de 30 minutes et de travailler pendant deux heures sur un projet de formation. »

La première chose à faire dans un premier temps est d’isoler les tâches :

  1. écrire un article de 800 mots
  2. faire une vidéo de 30 minutes
  3. travailler deux heures sur un projet de formation

Ensuite, on va prendre chacune de ces tâches, pour essayer de les détailler en « morceaux » (ou sous-tâches) que l’on pense être capables de faire en 25 minutes.

  1. écrire un article de 800 mots => trouver un sujet et se documenter brièvement [1 pomodoro] + rédiger l’article [3 pomodoro] + relire et corriger les fautes [1 pomodoro]
  2. faire une vidéo de 30 minutes => rédiger le script [1 pomodoro] + filmer la séquence [2 pomodoro] + monter la séquence [1 pomodoro]
  3. travailler deux heures sur un projet de formation => [5 pomodoro]

On va donc se faire un petit tableau qui pourrait ressemblera à ça :

On arrive donc à un total de 14 pomodoro estimés pour faire toutes nos tâches. Vu que l’on est en télétravail, on s’autorise une journée de 8 heures.

Avant d’aller plus loin, voici les quelques règles à retenir pour pouvoir suivre la méthode :

  • un pomodoro ne peut être interrompu : on continue à travailler sur la tâche à laquelle il est rattaché jusqu’à ce qu’il soit terminé, et il n’est pas sécable (il n’y a pas de 1/2 pomodoro)
  • un pomodoro doit être exclusivement réservé à la tâche sur laquelle on travaille
  • une pause obligatoire  de 5 minutes doit être respectée entre chaque pomodoro
  • une pause obligatoire de 15 minutes doit être respectée tous les 4 pomodoro

Les pauses ne doivent pas être l’occasion de répondre à des mails ou de passer des coups de fil, mais bien de faire une coupure (café, cigarette, déjeuner, …). Si vous avez la nécessité de répondre à des mails ou de passer des coups de fil, planifiez-vous un pomodoro pour le faire.

Il est donc temps de faire les comptes ! Un pomodoro dure normalement 30 minutes (25 minutes de travail + 5 minutes de pause), et nous en avons 14, soit 7 heures de travail et en prenant en compte les pauses de 15 minutes tous les 4 pomodoro, (au nombre de 3 en l’occurrence), on arrive à un total de 7 heures et 45 minutes de travail. Parfait !

Nous avons un planning, et maintenant ? 

Maintenant, nous allons utiliser l’accessoire indispensable de cette technique : un minuteur en forme de tomate. Je plaisante bien sûr, n’importe quel minuteur fera l’affaire, et si vous n’en avez pas, il existe de nombreuses applications dédiées, que ce soit sur ordinateur ou sur téléphone, qui vous permettront de découper le temps.

Et il n’y a plus qu’à se mettre au travail !

À la fin de chaque pomodoro utilisé, on coche dans notre tableau la petite case correspondant à ce dernier. Si d’aventure, on utilise plus de temps que prévu pour une tâche, on met une petite croix supplémentaire sur la ligne. Lorsqu’une tâche est finie, on la raye.

Voici à quoi pourrait ressembler notre mi-journée :

Que peut-on constater  ? Nous nous sommes trompés sur le temps nécessaire pour trouver notre sujet : au lieu d’un, nous avons utilisé trois pomodoro ; par contre, filmer la séquence nous a pris seulement un pomodoro au lieu de deux. Pour le reste, nos estimations étaient bonnes.

Et à la fin de la journée …

Il est maintenant temps de tirer les enseignements de notre journée :

  • nous avons globalement réussi à effectuer toutes les tâches que nous avions prévus de faire
  • par contre, pour notre prochain article, nous prévoirons plus de temps pour la recherche du sujet et des documents nécessaires (ou alors, nous réviserons la méthode utilisée)
  • filmer la séquence a été plus rapide qu’escompté : est-ce normal ? Si tel est le cas, pourrons-nous diminuer le nombre de pomodoro échus à cette tâche la prochaine fois ?
  • monter la séquence a par contre été beaucoup plus long que prévu. Il faudra prévoir plus de pomodoro à cette tâche pour la prochaine fois
  • travailler deux heures sur le projet formation n’a pas été possible : nous étions épuisés après cette longue journée d’expérimentation 🙂

Et voilà ! Et je n’ai fait qu’effleurer la technique : si vous voulez savoir comment gérer les urgences, comment faire pour ajouter une tâche, etc. , je vous conseille vivement la lecture de la notice traduite en français de la technique, rédigée par Francesco Cirillo, son créateur : http://www.pomodoro-technique.fr/wp-content/uploads/2017/01/livre-francais-Technique-Pomodoro-gratuit-free.pdf.

Gérer son temps en confinement : la technique Pomodoro

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