Gérer son temps en confinement : la technique Pomodoro

C’est un sujet à la mode en ce moment : comment gérer son temps en confinement lorsque l’on n’est pas habitué au télétravail et que l’on doit, en plus, prendre en charge toutes les tâches du quotidien ?

À cette question, je vous propose une réponse :

KAMOULOX !  

Comme aurait pu le dire Magritte, ceci n’est pas une tomate : c’est l’outil indispensable (mais éponyme) de la méthode que je vais vous présenter : la technique Pomodoro.

Les exemples que je propose résultent de ma version de cette technique, adaptée à ma manière de travailler et mes timings : je vous suggère vivement de lire le livre (lien en bas d’article) si vous ne vous y retrouvez pas.

Comment ça marche :

Le grand principe est de découper ses journées de travail en tranches de 25 minutes. À quoi cela sert-il ? Dans un premier temps, à relever le temps (le nombre de fois 25 minutes, soit le nombre de pomodoro) nécessaire à accomplir telle ou telle tâche, puis dans un second temps, à planifier avec réalisme des journées de travail où l’on a une chance de terminer tout ce que l’on a prévu de faire.

Ok, mais dans la pratique ?

Comme souvent, un bon exemple sera plus parlant qu’un long discours :

« Aujourd’hui, j’ai décidé d’écrire un article de 800 mots, de faire une vidéo Youtube de 30 minutes et de travailler pendant deux heures sur un projet de formation. »

La première chose à faire dans un premier temps est d’isoler les tâches :

  1. écrire un article de 800 mots
  2. faire une vidéo de 30 minutes
  3. travailler deux heures sur un projet de formation

Ensuite, on va prendre chacune de ces tâches, pour essayer de les détailler en « morceaux » (ou sous-tâches) que l’on pense être capables de faire en 25 minutes.

  1. écrire un article de 800 mots => trouver un sujet et se documenter brièvement [1 pomodoro] + rédiger l’article [3 pomodoro] + relire et corriger les fautes [1 pomodoro]
  2. faire une vidéo de 30 minutes => rédiger le script [1 pomodoro] + filmer la séquence [2 pomodoro] + monter la séquence [1 pomodoro]
  3. travailler deux heures sur un projet de formation => [5 pomodoro]

On va donc se faire un petit tableau qui pourrait ressemblera à ça :

On arrive donc à un total de 14 pomodoro estimés pour faire toutes nos tâches. Vu que l’on est en télétravail, on s’autorise une journée de 8 heures.

Avant d’aller plus loin, voici les quelques règles à retenir pour pouvoir suivre la méthode :

  • un pomodoro ne peut être interrompu : on continue à travailler sur la tâche à laquelle il est rattaché jusqu’à ce qu’il soit terminé, et il n’est pas sécable (il n’y a pas de 1/2 pomodoro)
  • un pomodoro doit être exclusivement réservé à la tâche sur laquelle on travaille
  • une pause obligatoire  de 5 minutes doit être respectée entre chaque pomodoro
  • une pause obligatoire de 15 minutes doit être respectée tous les 4 pomodoro

Les pauses ne doivent pas être l’occasion de répondre à des mails ou de passer des coups de fil, mais bien de faire une coupure (café, cigarette, déjeuner, …). Si vous avez la nécessité de répondre à des mails ou de passer des coups de fil, planifiez-vous un pomodoro pour le faire.

Il est donc temps de faire les comptes ! Un pomodoro dure normalement 30 minutes (25 minutes de travail + 5 minutes de pause), et nous en avons 14, soit 7 heures de travail et en prenant en compte les pauses de 15 minutes tous les 4 pomodoro, (au nombre de 3 en l’occurrence), on arrive à un total de 7 heures et 45 minutes de travail. Parfait !

Nous avons un planning, et maintenant ? 

Maintenant, nous allons utiliser l’accessoire indispensable de cette technique : un minuteur en forme de tomate. Je plaisante bien sûr, n’importe quel minuteur fera l’affaire, et si vous n’en avez pas, il existe de nombreuses applications dédiées, que ce soit sur ordinateur ou sur téléphone, qui vous permettront de découper le temps.

Et il n’y a plus qu’à se mettre au travail !

À la fin de chaque pomodoro utilisé, on coche dans notre tableau la petite case correspondant à ce dernier. Si d’aventure, on utilise plus de temps que prévu pour une tâche, on met une petite croix supplémentaire sur la ligne. Lorsqu’une tâche est finie, on la raye.

Voici à quoi pourrait ressembler notre mi-journée :

Que peut-on constater  ? Nous nous sommes trompés sur le temps nécessaire pour trouver notre sujet : au lieu d’un, nous avons utilisé trois pomodoro ; par contre, filmer la séquence nous a pris seulement un pomodoro au lieu de deux. Pour le reste, nos estimations étaient bonnes.

Et à la fin de la journée …

Il est maintenant temps de tirer les enseignements de notre journée :

  • nous avons globalement réussi à effectuer toutes les tâches que nous avions prévus de faire
  • par contre, pour notre prochain article, nous prévoirons plus de temps pour la recherche du sujet et des documents nécessaires (ou alors, nous réviserons la méthode utilisée)
  • filmer la séquence a été plus rapide qu’escompté : est-ce normal ? Si tel est le cas, pourrons-nous diminuer le nombre de pomodoro échus à cette tâche la prochaine fois ?
  • monter la séquence a par contre été beaucoup plus long que prévu. Il faudra prévoir plus de pomodoro à cette tâche pour la prochaine fois
  • travailler deux heures sur le projet formation n’a pas été possible : nous étions épuisés après cette longue journée d’expérimentation 🙂

Et voilà ! Et je n’ai fait qu’effleurer la technique : si vous voulez savoir comment gérer les urgences, comment faire pour ajouter une tâche, etc. , je vous conseille vivement la lecture de la notice traduite en français de la technique, rédigée par Francesco Cirillo, son créateur : http://www.pomodoro-technique.fr/wp-content/uploads/2017/01/livre-francais-Technique-Pomodoro-gratuit-free.pdf.

Confinement et travail : comment faire ?

Le billet de cette semaine est un peu particulier, compte tenu des circonstances, et ce à plusieurs titres :  en effet, il ne va pas concerner l’actualité d’une technologie, d’une société ou d’un concept, mais plutôt la personne derrière le clavier (moi en l’occurrence). Et deuxièmement, je vous le livre en retard. Désolé.

Voici donc une liste de conseils que je m’applique au quotidien (une fois passée la première semaine, qui m’a essentiellement servi à m’organiser, ainsi qu’à ma femme, un espace de travail décent), sachant que je suis actuellement sans mission, la faute au Coronavirus (je ne l’ai pas, soyez rassurés).

Voilà le mien … old school 🙂

1. Établir sa « to do list »

Il s’agit ici de faire un tableau à trois colonnes : ce que l’on doit faire, ce que l’on veut faire, et ce que l’on pourrait de faire. Pas de limites ici : jetez tout ce que vous voulez sur ce tableau (tant que cela concerne votre activité professionnelle ou une activité périphérique).

Vous allez naturellement ajouter des choses dans ce tableau : par contre, n’en effacez pas. Si d’aventure, vous vouliez en retirer une ligne, rayez là, mais gardez là lisible : ça pourra vous inspirer autre chose plus tard.

 

2. Définir les priorités

Une fois la « to do list » établie, vous allez pouvoir définir les priorités de chaque action que vous avez noté. Vous pourriez par exemple ajouter un numéro ou une lettre (priorité 1 ou A, la plus haute, puis 2 ou B, etc.). Personnellement, je colore les textes en rouge, orange ou vert. À vous de voir pour trouver la méthode qui vous convient !

Ne soyez pas surpris de mettre une priorité plus élevée à une action de la colonne « pourrait faire » qu’à certaines de la colonne « doit faire » : c’est humain, et le but de la manœuvre n’étant certainement pas de tomber en dépression ou en burnout chez soi, c’est même plutôt conseillé.

Si jamais certaines idées ne vous semblent vraiment pas réalistes ou réalisables, ne leur donnez pas de priorité : mais encore une fois, ne les effacez pas.

 

3. Établir son planning

Maintenant que nous avons fait ce travail de préparation, nous allons pouvoir commencer à réfléchir à la manière dont tout faire rentrer dans notre planning. Ici, l’idée ne va pas être de se dire « je vais terminer la tâche Y en deux jours », mais « je vais attribuer 4 heures à cette tâche sur la journée de lundi ».

 

Aparté : il est impératif de respecter les règles suivantes (et de les prendre en considération lorsque vous créerez votre planning) :

  • pas plus d’heures travaillées qu’au travail
  • on s’habille comme pour aller au travail (enfin, vous n’êtes pas obligé d’enfiler le costume-cravate, mais le pyjama est interdit)
  • on s’aménage un « coin travail », qui est uniquement dédié au travail (même s’il est petit et inconfortable) : ainsi, vous pourrez marquer la rupture travail/maison en fin de journée
  • on fait des pauses régulièrement, pour s’aérer un peu (autant que possible) : une pause café, thé, cigarette, caresse à votre animal de compagnie … À vous de voir !

Junior, mes lecteurs … mes lecteurs, Junior …

On va donc se construire notre planning journalier très sommairement, avec par exemple :

Lundi

4 heures sur le projet X

1 heure de réseautage

1 heure de rédaction d’article

1 heure de conf call avec Y sur le projet X 

Essayez, dans la mesure du possible, de positionner des tâches sur tous les jours de la semaine, mais sans « blinder » complètement votre planning.

 

4. La fin de journée

À la fin de la journée, il est temps de faire le point sur ce qui a été fait.

  • Si une tâche que vous aviez porté à votre planning est terminée, vous la rayez dans votre planning et vous mettez un petit « OK » à côté (ne la supprimez pas). Vous pouvez faire de même dans votre « to do list ».
  • Si une tâche n’est pas terminée et nécessite plus de temps, notez sur votre planning, votre « to do list » ou ailleurs l’état d’avancement de cette tâche.
  • Si une tâche n’a pas du tout été abordé, c’est que vous avez eu les yeux plus gros que le ventre, ou que vous avez mal géré votre temps.
    1. Dans le premier cas, revoyez vos ambitions à la baisse et détendez-vous : la vie est trop courte pour la gâcher en dépressions nerveuses !
    2. Dans le second cas, trouvez une méthode pour borner votre temps de travail (personnellement, j’utilise la méthode Pomodoro, et un timer qui va avec).
    3. Quoi qu’il en soit, mettez cette tâche dans une petite case « Reliquat », et revoyez sa priorité si nécessaire. Ne l’effacez pas de votre planning.

5. L’ajustement du planning du lendemain

Vous voilà désormais à la dernière étape de votre journée de travail : définir ce que vous allez faire demain !

Suivant ce que vous avez positionné dans la case « Reliquat » et les priorités (révisées ou pas) de ce que cette case contient, vous allez finir de remplir votre journée du lendemain, voire déplacer des tâches si nécessaire.

 

6. La fin de semaine

Ça y est, vendredi soir, c’est enfin le week-end ! Petite action à faire avant de profiter d’un repos bien mérité : faire une sauvegarde (ou prendre une photo) de ce que vous avez fait cette semaine, et vous féliciter du travail abattu : vous avez bien bossé et vous pouvez en être fier !

Assurez-vous de bien avoir noté l’état d’avancement de vos diverses tâches dans la « to do list », et profitez en pour faire le ménage dans cette dernière en effaçant les tâches que vous avez terminées.

Et … C’est fini pour cette semaine ! Lundi matin, vous pourrez recommencer à la phase 3 : là, c’est le week-end, faites un break, « comme en temps normal » ! 

La dématérialisation : pourquoi dire non ?

C’est un sujet polémique, qui partage depuis déjà quelques années, et qui devient central pour les retaileurs, suite à un amendement dont le vote devrait avoir lieu dans le courant de cette année : alors, la dématérialisation des tickets de caisse, c’est bien ou pas ?

Y’en a qu’on essayé … et ça fonctionne en plus !

Ce qui dirait la loi (si l’amendement est voté « tel quel ») :

Voici ce que propose l’amendement : 

– interdiction d’imprimer systématiquement le ticket de caisse des transactions d’un montant inférieur à 10 euros à compter du 1er février 2020 ;

interdiction d’imprimer systématiquement le ticket de caisse des transactions d’un montant inférieur à 20 euros à compter du 1er janvier 2021.

interdiction d’imprimer systématiquement le ticket de caisse des transactions d’un montant inférieur à 30 euros à compter du 1er janvier 2022.

(Un lien vers la proposition complète.)

Le mot « systématiquement » est très important, comme vous pourrez le constater un peu plus loin dans cet article.

Plus de tickets de caisse, vraiment écolo ?

De nombreux sites internet et associations ont déclarées que l’abandon du ticket de caisse au profil d’un mail allait au final avoir un impact carbone plus important.

Dans ce calcul, sont pris en compte :

  • la consommation et la fabrication des infrastructures « télécom »
  • la consommation et la fabrication des infrastructures de stockage et d’envoi des mails
  • la consommation et la fabrication du matériel nécessaire à lire ces mails.

Même si la démarche est louable, deux choses me chagrinent :

  • je n’ai pas réussi à trouver une étude qui calcule l’impact carbone d’un rouleau de ticket de caisse traité au bisphénol (avec son petit axe central en plastique), donc difficile de trouver un point de comparaison, et
  • je ne comprend pas comment on peut comparer une activité dont la matière première principale est le bois avec une autre pour laquelle l’énergie est la ressource primaire.

Cependant, on peut imaginer des solutions techniques :

  • pour les clients « non-encartés » dans les magasins, proposer un envoi de mail sans stockage permanent (en ne conservant que l’association adresse mail + n° unique de ticket au niveau du magasin pendant le délai de prise en charge des retours, ce qui sera suffisant pour retrouver ce dernier le cas échéant)
  • établir des partenariats avec des développeurs d’application de stockage de tickets de caisse « écoresponsables »

L’argument « humain » :

En parcourant le net pour collecter des informations au sujet de la dématérialisation, j’ai pu constater une certaine défiance par rapport au procédé.

Les principales raisons sont :

  • les personnes âgées ne pourrons pas consulter leurs tickets de caisse, faute d’avoir accès à la technologie nécessaire
  • les clients refusent de donner leur adresse mail, considérant que de toute façon, les enseignes vont les exploiter à des fins commerciales (publicités ou revente de listes)
  • la protection de la vie privée n’est plus assurée, et les retailers vont pouvoir dresser des profils « commerciaux » de leurs clients, ce qui n’est pas admissible.
  • les tickets de caisse sont indispensables, pour vérifier les erreurs de prix
  • comment faire sa comptabilité sans ticket de caisse ?

Nous avons ici deux grands sujets : les problèmes de vie quotidienne et l’accompagnement des seniors pour qu’ils puissent accéder à la technologie, un sujet plus vaste par rapport à la protection des données personnelles.

L‘accompagnement des seniors à la vie numérique n’est pas la responsabilité des enseignes, mais bien des collectivités (je le sais d’autant mieux que, présent dans une liste du village dans lequel je réside, ce sujet est considéré comme prioritaire et que j’ai demandé à pouvoir le prendre en charge).

Il serait dommage de refuser une technologie considérée comme « bonne » sous prétexte que l’on ne peut pas se l’approprier immédiatement et sans effort (sinon, nous serions encore tous à cheval, et que dire des téléphones portables …) !

De plus, et c’est TRES IMPORTANT : le texte dit que l’impression SYSTEMATIQUE des tickets de caisse d’un montant inférieur à XX€ va être interdite : rien ne vous empêche de demander un ticket, on vous le donnera !

Le point « protection des données » est couvert, quant à lui, par la CNIL, et est encadré par la GDPR.

Solutions :

  • module demandant l’autorisation d’inscription à des propositions commerciales
  • garantie de l’usage des adresses mail en « one shot », sans enregistrement dans une base centrale
  • éduquer les utilisateurs au fait qu’ils sont en droit de demander un ticket

Voilà la fin de ce petit article, en espérant vous avoir quelque peu éclairé sur le sujet !

PS : j’ai choisi de ne pas aborder l’aspect marketing de l’exploitation de ces informations à escient, n’étant pas un spécialiste sur le sujet.